In 4 stappen naar hybride werken

Leestijd
8 minuten
Geplaatst op
21 oktober 2021

Hybride werken in 4 stappen: afstemming tussen leidinggevenden en medewerkers

Organisaties en medewerkers zijn er nu druk mee: Gaan we weer naar kantoor en op welke manier? Helemaal terug naar de oude manier van werken gaan we niet, maar we blijven ook niet 100% thuis werken. Het wordt dus hybride werken, maar hoe moet dat er dan uit gaan zien? In deze blog lees je over de benodigde afstemming tussen leidinggevenden en medewerkers in 4 stappen. HR kan hierin een faciliterende rol hebben, al zullen er ook leiders zijn die het zelfstandig kunnen uitvoeren.

Corona heeft onze manier van werken veranderd

Door corona zijn organisaties in rap tempo overgeschakeld naar thuis werken. Veel organisatie hebben daar flink in geïnvesteerd. Waar MS Teams voorheen onbekend was is het nu de norm voor afspraken en vergaderingen. Ook hebben veel medewerkers de mogelijkheid om de thuiswerkplek op kosten van de zaak beter in te richten.

Medewerkers willen gedeeltelijk thuiswerken

Het thuiswerken is medewerkers niet slecht bevallen. Het CPB stelt dat als het aan werknemers zelf ligt, de combinatie van thuis en op locatie werken gebruikelijker dan voorheen wordt. Voor werkgevers is het van belang om het potentieel van haar medewerkers optimaal in te zetten. Inspelen op de behoefte van de medewerker is daar zeker een onderdeel van. 

Breng inzicht in de behoeftes en stem af!

Hoe kun je hybride werken inzetten in je organisatie? Belangrijk bij de zoektocht naar een passende manier van hybride werken is om scherp te hebben wat de behoeftes zijn van je medewerkers, maar ook die van de leidinggevende(n). Door deze inzichtelijk te maken, is er de mogelijkheid om samen te zoeken naar een passende manier van hybride werken.


Stap 1: Breng behoeftes van de medewerkers in kaart

Waar de een het thuiswerken als fantastisch ervaart, vinden anderen het niks. Om de ervaringen en behoeften in kaart te brengen in jouw organisatie is het goed om het gesprek aan te gaan over 'de pijn en het plezier' van het thuis en op kantoor werken. In individuele gesprekken met medewerkers is het belangrijk om 4 vragen te stellen:

  1. Waarom werk je graag thuis?
  2. Waarom werk je graag op het kantoor?
  3. Waarom werk je liever niet meer thuis?
  4. Waarom werk je liever niet meer op het kantoor?

Tip: probeer antwoord te krijgen op de vraag!

Niet iedereen doet het bewust, maar je krijgt niet altijd een antwoord op een gestelde vraag.

Voorbeeld:
Vraag: Waarom werk je liever niet meer thuis?
Antwoord: Omdat ik op het kantoor lekker werk.

Het antwoord geeft informatie over waarom iemand graag op het kantoor werkt, maar niet over het thuiswerken.

Onderstaande tabel kan helpen om de inzichten en ervaringen van de werknemers te clusteren en daarmee helderheid te geven binnen een team. Uiteraard hou je als begeleider van het team anoniem wie wat heeft gezegd. Schuingedrukt zijn een aantal voorbeelden gegeven, deze hoeven niet te gelden voor de mensen in jouw organisatie, maar dat kan wel.


Stap 2: Breng behoeftes van de leidinggevende(n) in kaart

Leidinggevenden kunnen ook verschillend in het hybride werken staan. Een leidinggevende is uiteraard zelf ook medewerker en het deels op afstand werken raakt de manier van leidinggeven. Doordat medewerkers gedeeltelijk thuis werken ontstaan uitdagingen waar sommige leidinggevenden zich zorgen om maken.

De zorgen van leidinggevenden:

  • Hoe beheers je processen op afstand?

  • Hoe blijf je in verbinding met de medewerkers door een beeldscherm?

  • Hoe stimuleer je creatieve processen, zonder dat je fysiek bij elkaar bent?

  • Hoe inspireer je de missie, visie en strategie van de organisatie?

Waar heeft de leidinggevende behoefte aan? Dit is afhankelijk van zijn/haar werkvoorkeur en de mogelijkheden die hij/zij heeft om het werk te organiseren.


Stap 3: Stem af in een teamgesprek

In een teamsessie kunnen de behoeftes van de medewerkers (stap 1) en de leidinggevende(n) (2) worden afgestemd. Dit kan onder begeleiding van een facilitator van buiten het team (bijvoorbeeld iemand van HR) of door een leidinggevende zelf. Het doel van de teamsessie is om tot afspraken te komen over de hybride manier van werken, passend bij de verschillende behoeftes. Daarbij helpen de volgende vragen:

Stel de volgende vragen:

  • Waarvoor komen we naar het kantoor? Waarvoor blijven we thuis?

  • Wat is de frequentie van thuis of op kantoor werken? Vaste dagen of flexibel?

  • Wat spreken we af om eventuele pijn of zorgen weg te nemen?


Stap 4: Evalueer de samenwerking

Belangrijk is om gemaakte afspraken (stap 3) te evalueren, bijvoorbeeld na 2 weken om vinger aan de pols te houden. Daarna zou je meer tijd kunnen nemen voordat je weer gaat evalueren. Als je signalen opvangt in contact met mensen van de afdeling die wijzen op een bijstelling van de afspraken, dan is het ook raadzaam een evaluatiemoment in te plannen.

Advies is om tijdens een werkoverleg de volgende vragen te bespreken:

Bespreek bij een werkoverleg:

  • In hoeverre zijn de afspraken uitgevoerd?

  • In hoeverre zijn de behoeftes nog hetzelfde als tijdens het teamgesprek?

  • In hoeverre wordt voldaan aan de verschillende behoeftes binnen het team?

  • Wat hebben we geleerd van deze hybride manier van werken?

  • Hoe kunnen we onze hybride manier van werken verbeteren?

Er is geen standaard manier van hybride werken die passend is in elke situatie. De behoeftes van medewerkers en leidinggevenden zijn daarvoor te divers. Alleen door inzicht in de behoeftes op te doen en samen af te stemmen is de kans op een succesvolle hybride vorm van werken te realiseren.

Meer leren over HR? Bekijk onze opleidingen voor HR managers